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干货 | 一场高品质的线下活动离你有多远?(下篇)

字号+ 作者:活动策划研习社 来源:活动策划研习社 2018-09-25 我要评论

做活动之前想清楚我们的目的到底是什么,怎样才算做了一场高品质的活动? 比如:学校论坛,来参加的同学爱听不听,这个主题和这个论坛形式对观众毫无吸引力,我们为什么还

着手准备一场高品质活动

 

1目的明确

 

 

做活动之前想清楚我们的目的到底是什么,怎样才算做了一场高品质的活动?

比如:学校论坛,来参加的同学爱听不听,这个主题和这个论坛形式对观众毫无吸引力,我们为什么还要耗费很多的时间精力、人力物力来打造这样一场活动?是可以提升我个人的品牌知名度,还是可以积累多一点社会经验?这些社会经验在职场上真的有用吗?

组织的目标是什么?个人的目标又是什么?

对于公司而言,依据业务发展不同阶段,需要有更加明确的阶段性目标和考核目标。有时候这个目标,需要CEO、董事长和活动执行团队去进行明确的交流。市场团队如果因为想当然,为了做活动而做活动,这势必会是一场不太理想的试水。例如:

①我们是为了启动融资,哪一轮融资?融资目标是什么?融资金额是多少?

②是为了推广新产品?让新产品在某个特定人群中打开口碑和知名度?

③是为了获取代理商或者直接客户?那么这一场活动的目标是获得多少个代理 商或者客户?

④增加用户拉动流量,增加转化率和留存率?

⑤最近竞争对手对我们的压制太强,我们需要集中在某一点发声,抢夺市场份额、确立市场地位?

⑥建立品牌知名度,影响潜在客户100万人。

 

目的明确

活动的目的多种多样,但清晰有效地进行梳理会让执行人员更好的明白主题、确定形式、组织资源和了解考核标准。梳理完后用书面形式记录下来,发送给高层、执行团队及相关人员,形成思想的高度统一。

 

2确定形式

 

 

形式一定是匹配内容的,也就是说没有第一步的探讨和思考,胡乱确定一种线上/线下活动形式都是不可取的。

有了前面目标和目的的梳理,匹配相应的形式就是市场人员专业的工作了。现在追求各种小而美、专业集中的活动形式越来越多,可以在活动形式方面多做一些头脑风暴和创意思考。

依据目标和大体预算,可以考虑是独自办活动、赞助相关高端活动、和大咖携手赚流量、网上直播搞搞新意思……活动形式可以多种多样,各方面资源也可以进行创意性的整合。

可以多去相关行业看看这些高水准的活动都是怎么举办,例如:媒体举办的活动都普遍比较有新意,在资源整合上和话题设定上也常常有新举动,不会太沉闷。

确定形式

 

3梳理流程

 

 

 

流程的梳理是个复杂、细节多的工作,但是非常关键。好的活动项目经理,应该严格的把控流程和进度,确保一切尽在掌握、并提前准备好。切不可留下任何侥幸心理去临场发挥。

在梳理流程上运用Project和Excel表单结合的方式,把一个大工作拆分成若干个小项目、小流程,并指定清晰的负责人,运用Project,可以清晰地看到每一个步骤的完成情况、负责人、有无延误等,对于把控细节超级多的大型活动非常有帮助。

项目经理的工作不在于每个细 节去亲自操作,而在于明确的分工、清晰的考核目标和要求、严格的完成时限。每周对项目进度进行一次梳理盘点,及时发现流程问题和延误节点。同时在日常的工作中也要书面、口头提醒各个环节的负责人相关工作进度。

要有明确的问责制。某个环节的延误都会导致后面环节的相应推后,延误的责任人要承担相应责任,并且应该加班加点赶回进度,在这一点上,没有任何妥协的余地。

项目团队一定要齐心协力,并且有统一的最高执行标准。懒懒散散,你也随便他也随便,最后只会做出一个毫无品质的活动。

梳理流程

 

4协调沟通

 

 

 

一场高品质的活动往往不是一个部门的事情,而是以某个部门牵头、其他部门配合来完成。例如:需要高管出面、产品和技术部门提供产品调试和技术支持、销售部门做好客户的邀请和落实、物流部门跟进展品的运输、品牌部门完成品牌相关设计等等……

涉及到的部门多、人员广。那么,活动之前开一个预备会,明确每项任务的负责人、对接人就成了必不可少的事情。

项目负责人要肩负起各部门横向沟通的职责,最好依据项目进度每一定时间召开项目会议,明确进度、职责和问题,会后把达成意见以书面形式发送给各个负责人。

协调沟通往往是一场活动成败的关键所在,只有每个人都明白了自己的职责、目标、时限,才有可能共同完成一场出色的活动。

协调沟通

 

5预热和总结

 

 

现场执行需要的是强大的细节观察、细节把控和随机应变能力。做了最好的准备,就可以充满信心的执行了。

但预热和总结往往是很多人做活动忽略的环节。但实际上一场活动是否能够达到预期效果,预热和总结非常关键。

预热:包括内部、外部预热。

预热和总结

 

 
A. 内部预热

 

包括内部邮件发送活动信息、公司公众号、网站等进行活动预热等。信息的及时传播能够很好地让员工了解企业动向并激发认同感。

内部预热同时包括活动前的动员大会,这个会议所有参加活动的工作人员都要参加。在动员会上要再次阐明活动目标、流程,每个人各自的分工,会场纪律、着装,不同业务需求的联系人等等。这对于活动执行现场的统一步调,做到忙而不乱非常重要。

 

 

 
B. 外部预热

 

外部预热

外部预热包括媒体宣传、公众号、网站新闻推送等等传播手段。更重要的是媒体和客户邀请到现场的预热准备。

相关部门应该在发送预热新闻后,看看是否有媒体对于活动的热点、新闻点感兴趣,可以顺势邀请到活动现场来进行专题报道。

销售部门则负责重点客户、潜在客户的邀请和跟进,确保依托这样一个大张旗鼓的活动平台,能够有效的接触到潜在客户,提高转化率。

 

 

 
C. 活动总结和复盘

 

活动总结和复盘

举办一场活动其实是一个永远不会完美的体验,永远都会发现有临场变化,永远都会发现一些细节下次可以做得更好。

那么复盘就非常地重要。可以对活动的优缺点进行盘点,对预算和实际费用进行对比和检讨,提供活动报告,对于来参加的观众有个清晰的分析和后期跟进部署。这样形成一个完整的闭环,才是一场高质量的活动。

同时,希望大家多去看看各种不同的行业展会、艺术展会等,多去关注下法国人、英国人、美国人在执行活动的时候是如何从平面创意、到活动流程到执行细节进行全面把控的。多去看看舞台的背面、活动物料的小细节等平时一般观众注意不到的地方。

在这些活动上,你可以看到世界一流的策划执行能力,这对拓展我们的眼界大为有益。

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